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談企業財務外包

發布者:  發布時間:2014-01-16  閱讀:86次
目前我國已處于高度發展的市場經濟時代,但開展財務外包業務的企業在數量上還很少,且多數是外資機構的代表處或合資企業。雖然與國外欣欣向榮的財務外包事業相比,我國的外包市場還處于起步階段。但隨著全球經濟的一體化,國內行業的整合和財務專業化市場經濟的發展,財務外包必定是我國企業未來發展趨勢。
  因此企業要做好財務外包決策‚就要做好可行性分析、決策方法分析、實施對策分析等。對企業財務外包決策進行研究對于拓展外包的應用領域、豐富外包的內容有著十分重要的理論意義‚同時對于已經實施財務外包和將要實施財務外包的企業來說也具有實踐指導意義。
  1、財務外包的主要內容
  近些年來,財務管理職能特別是決策支持職能在企業各項管理職能中越來越重要,財務操作流程也隨之越來越精細,這極大地豐富了財務外包的內容。本人認為,當前的中國企業在財務外包市場發展的初期可以將以下相對較為獨立的財務操作流程外包給外部的專業機構:
  1.1 員工工資
  這樣可以很好地解決員工工資保密性問題。所有的信息都在服務商那里,企業內部員工無法打聽。員工的工資外包是目前國外最受歡迎的財務外包形式,在美國有五分之一的企業把員工的工資、福利待遇等外包。
  1.2 稅務外包
  目前國內企業在稅務方面對政府依賴性很強,國內的稅務制度十分復雜,合規性要求很高,一旦違規將支付很高的成本。并且企業難以在內部找到足夠精通稅務的員工,所以國內企業稅務外包機會很多。目前國外企業在進行經濟交易之前,都以稅務優先,需要咨詢稅務顧問,還經常請稅務顧問對企業的財務進行健康檢查以降低成本。
  1.3 財務報告
  我國的企業在經營管理過程中需要受到許多主管部門或市場監管部門的監督,監督的主要形式是對財務報告進行審查,而且企業還要將財務報告提供給各種類型的利益關系人。財務報告是否滿足各主體的要求,是否符合會計制度和準則的規定,對企業的發展至關重要。因此,企業可以選擇專業服務機構來編制財務報告。
  1.4 差旅費和招待費
  對于企業而言,差旅費和招待費不是小問題,往往占了費用的相當大比例。而且,這兩種費用的控制比較復雜和繁瑣,是違規違紀多發地段。要想管理好,需要大量的專業人員和十分具體、詳細的制度。例如,什么級別的員工出差住什么標準的房間,乘坐什么類別和級別的交通工具,什么級別的員工有多大的招待費金額及授權等等,這些制度均需要詳細規定并定期監督檢查執行情況,給企業管理帶來很大的復雜性和內耗。因此,將差旅費和招待費外包給專業化的服務商,可以及時反饋費用支出信息,幫助企業監控費用預算執行情況,外部監管部門也比較能夠認可支出的合法合規性。而且,這些服務商往往與酒店和交通部門采取業務協作的方式,還可以取得較好地價格折扣,降低差旅費和招待費支出。
  1.5 應收賬款
  應收賬款對企業特別是商業流通性企業的財務管理十分重要,如果因管理不善而出現大量拖欠,會給企業造成資金緊張、壞賬損失等不良后果,嚴重的甚至會撼動公司的財務基礎。應收賬款核算、分析及管理需要耗費大量的時間和人力,而且需要的專業化管理能力較高。所以,應收賬款外包可以解決公司自身管理能力不足的問題,提高資金運轉效率,具有較大的市場前景。
  由此可見,企業不僅可以將員工工資、財務報告、應收賬款等外包,還可以委托外部專業服務公司設置財務制度和納稅咨詢、編制工程預算決算和單位內部審計任務等等。財務外包的內容可以是一個部門,也可以是一項業務,甚至是一項具體的財務職能。
  2、 我國企業實施財務外包的可行性分析
  2.1 我國適合實施財務外包的企業
  有些企業通過財務外包實現了自己的目標,有些企業原地不動,有些企業則背道而馳。這也提出了一個問題,不能盲目從眾,應根據自身的具體情況,確定是否實施財務外包以及采取什么方式進行外包(是部分外包還是全部外包)。
  一般而言,以下類型企業適合實施財務外包。
  2.1.1 新建企業
  新建企業各方面都不健全,內部控制制度會計系統建立需從零做起,再加上企業聘請這方面專家成本一般較高,整個過程較長,如果由企業自己承受這些壓力,真可謂勞力傷財。另一方面,如果把這些繁雜的工作交給專業服務機構來做,不僅可以節約成本、節省時間,還可以獲得高質量的服務。
  2.1.2 業務較少的企業
  有些企業例如汽車設計,每年的業務量很少,財務部門有業務時比較繁忙,沒有業務時大都無事可做,這樣就出現了企業供養閑人的現象,既浪費了人力資源,又浪費了物力資源。將財務外包出去將是削減成本的有效途徑。
  2.1.3 具有季節性的企業
  它是指某個季節業務量很多,而另一些季節又幾乎沒有業務量,季與季之間業務量相差較大的企業,將財務外包出去也可以達到降低成本、避免資源浪費的目的。
  2.1.4 分支龐大的企業
  這類企業在財務部門下面設有很多小的分支,各類業務分開處理,雖然有效的防止了造假,建立了各分支之間的相互牽制制度,卻是以高成本為代價的。各分支的功能不同,資源利用程度也不同,因為分工比較細,所以有了產生冗余分支的可能。如果把冗余分支外包出去不僅可以充分利用資源還可以提高效率。
  2.2 實施財務外包的可行性分析
  2.2.1 企業財務管理職能的細化和分立是財務外包得以實施的重要前提
  現代企業經營管理的復雜化和所處市場環境的日益多變,對財務管理提出了更高的要求。為適應經濟發展的需要,財務管理所涵蓋的范疇也日趨復雜。現代企業財務管理職能可以分為兩個層次:較低層次的非核心財務管理職能和較高層次的核心財務管理職能。較低層次的非核心財務管理職能,主要包括財務管理的程序性職能或可以分離的單個操作性財務事項,如核算和記賬、報表、稅務等;較高層次的核心財務管理職能是通過分析財務信息為戰略決策提供支持服務,同時對企業經營管理提供監測信息。核心財務管理職能是企業財務管理的最終目標,是企業核心競爭力不可或缺的一部分。
  從財務管理兩個層次的職能定位可以看出,非核心財務管理職能由于比較程序化、相對獨立,從而使實施外包成為可能。并且將這一部分外包給專業機構,這樣做既規范了公司財務管理,又規避了很多風險,使雙方優勢互補、打造雙贏藍圖。
  2.2.2 戰略管理理論和全新經營理論的發展為財務外包提供了指導思想。
  以資源為基礎的理論是現代企業戰略管理的主導理論,該理論認為企業的競爭優勢是由其能力所決定的。一家企業的能力的差別是核心能力與非核心能力的差別。其最重要的特點是競爭對手無法仿制,或仿制起來難度很大。不可仿效這種特征的戰略意義在于核心能力使企業處于競爭優勢的地位。一個企業要想獲得可持續的發展,必須發現并創造自己的核心能力。這種由核心能力所產生的競爭優勢就是絕對優勢。
  面對激烈的競爭環境,一個企業特別是新成立的企業,很難具有全面的資源優勢(1978.724‚-21.33‚-1.07%)。企業如果把資源分散到各個環節上,必然會造成資源的浪費,不利于迅速建立自己的競爭優勢。
  從宏觀角度看,網絡經濟時代,虛擬企業普遍存在,各企業甚至競爭對手之間,通過采用信息技術提供各自的核心優勢而進行合作以達到共同的目標;同時,“負債經營”、“風險經營”在企業中更為突出,企業需把握適度的負債與風險。在這種環境下,財務部分不再是孤立的一個部門,而成為協調整個企業各個部門之間順暢運營的核心樞紐,從而要求企業高級財務管理人員必須以戰略的眼光從事企業的宏觀綜合協調管理。從微觀角度看,財務內容處于不斷變革之中,對財務內容的管理也是一項需要創造性的工作。財務外包使得企業的財務部門與外部合作伙伴建立戰略聯盟關系,通過合理利用組織內外的最優化資源建立一種共同解決問題的工作模式,有助于幫助企業實現更加明確的價值定位、可靠的風險控制和最優化的執行能力。上海諾凡哲企業管理咨詢有限公司的董事長、亞太總裁協會中國分會上海支會會長沈筠卿認為,管理水平與對財務外包的需求是成正比的,財務外包這種新的經營理念是一種必然趨勢。
  2.2.3 網絡技術的快速發展為財務外包提供了技術平臺
  IT技術的發展和網絡化時代的臨近,是CEO和CFO可能選擇財務外包的最重要推動力。企業進行財務外包,可以借助網絡平臺進行財務信息的傳遞。比如企業將外包的記賬、報銷、對賬等繁雜的財務數據通過廣域網傳輸給服務商,服務商進行大量的數據處理后再傳回總賬系統。如果沒有網絡技術,這些傳遞只能由人工進行,在路途遙遠、信息傳遞量大而頻繁的情況下,人工傳遞就顯得效率低下,成本較高。而且,通過網絡這一技術平臺,消除了財務外包在地域上的分離,能夠有效保證企業決策的及時性。所以,財務外包是網絡技術發展之后的必然趨勢。
  2.2.4 專業化服務商的出現為財務外包提供了市場平臺
  隨著法律、法規的日益規范和社會分工的日益細化,一些人員看到了現代企業對財務外包的市場需求。并且,外包專業機構購建一套財務軟件,能建立幾十套甚至上百套賬,雇傭少量的IT人員,就能保障日常維護。外包專業機構的財務軟硬件能夠得到充分的運用,他們承接的外包業務越多,成本越低,由此可見,外包服務行業有很大的利潤空間和發展潛力。根據經濟學原理,他們會看好外包市場,成立一些外包專業機構。如財務公司、收賬公司、代理公司等等。
  從外部市場環境來看,銀行等金融機構、會計師事務所等中介機構、咨詢公司、收賬公司等服務機構能力的增強和業務的細化,為財務外包提供了可行性。一些銀行已經開展了針對企業的各種理財服務業務,如網上企業銀行、電子結算業務、票據產品業務、貿易融資、離岸理財、投資理財、資產業務、負債業務等都提供“一對一”的服務。銀行與企業關系的改善與變革使得原來須由企業財務人員親自操辦的一些業務可以交由合作銀行完成。目前,會計師事務所的主要業務已經從單純的獨立審計、資產評估向財務制度設置、稅務咨詢、投資咨詢等管理咨詢方向發展。企業要發展,就需要不斷地進行投資、融資,同時還要不斷地與稅務部門、上級主管部門進行協調。如何更好地把握國家政策的走向進行投資、融資活動,如何在現有的稅收政策下進行合理避稅以節約開支已經成為企業快速發展所要思考的問題。現在,企業可以向會計師事務所進行咨詢,或干脆將相應的財會業務外包給會計師事務所,從而將自己的注意力集中于核心優勢上。另外,一些小型的投資、財務咨詢公司和代理記賬公司的興起也為中小企業采用財務外包進行代理記賬、代理納稅申報、應收應付賬款管理提供了可能。現在,很多公司已經習慣委托外部獨立審計部門完成工程預決算審計和其他內部審計任務,委托收賬公司完成應收賬款的清收等。
  2.2.5 財務總監(CFO)工作核心的轉移必然導致財務外包
  IT技術的發展對CFO職能的影響非常大。CFO傳統的主要職能是負責融資、處理交易以及輔助企業的內部管理。隨著CFO逐漸掌管新興電子商務企業、新的戰略聯盟以及收購活動,而且采用了新型的最好的軟件,財務受到網絡的影響也越來越大。CFO有義務負責借助IT工具快速聚集數據,分析數據并分配給不同的決策者,同時能夠保證系統的正常工作,解釋和評價系統揭示的信息,參與企業的經營戰略決策。可見,網絡時代CFO的職能應由日常的財務操作管理轉向決策支持,這樣才更有利于企業的長遠發展。
  因此,對CFO來說,擔任企業整體的規劃管理和內部控制是必然的發展趨勢,然而商業上的整合絕不僅僅與技術相關,真正的整合必然涉及公司業務流程的細分和簡化。當然,財務部門業務流程的細分和簡化與不例外,為了讓自己的部門更專注于核心業務的管理和發展,一些繁瑣細碎,做起來非常艱難而且附加值很低的環節應該考慮進行外包,將較低層次的非核心財務管理職能外包。這樣,一方面,服務商可以及時、準確地為CFO提供財務信息及相關的專業性的建議,另一方面,CFO就不用耗費大量的精力關注財務核算過程是否合規、合法,使財務管理環節更有效率,以便將工作的重心逐漸轉移到為企業的穩定和持續發展提供核心的支撐。
  2.2.6 現代財會人員業務水平、財務職能的拓展需要催化了財務外包
  近幾年,我國的財會制度改革力度比較大,但它是一個長期工程,短期內效果并不明顯。一方面,大部分老企業的財務部門人浮于事,造成了嚴重的人員成本,而新成立的企業由于財力有限又無法聘請到有經驗的財會人員;另一方面,受財務人員綜合素質等影響,大部分企業的財會人員做的幾乎全是記賬、算賬和報賬的會計工作,沒有或者不能為企業盈利提供理性的決策依據。這些問題極大地困擾和制約著企業的生存和發展。
  從財會職能來說,業務的復雜化使財務和會計工作的分離成為必然。在未來的五年里,財務部門最重要的三件事將由交易處理和相關財務報告的自動化處理、提高信息系統的質量、建立靈活有效的財務系統,轉變為提高信息系統的質量、管理財務和相關商業風險和機遇,以及幫助運營單位進行商業計劃、行為基礎管理、會計、分析等工作。財務工作的內容也將由交易處理、募集資本、優化稅務狀況并準備稅務申報表、成本管理、實時會計控制、預算制定及實施、進行內部審計、財務狀況報告和監督等重點,逐步轉向改善基本財務業務流程、評估企業風險與機會、提供具有附加價值的企業運營分析、發展整個公司的績效管理架構等戰略性工作。
  全面掌握企業的財務狀況,熟悉投資融資政策環境,為企業各項決策提供財務支持成為財會職能的發展方向。而要達到上述目的,一個最簡單有效的方法就是將一些基礎性、相對簡單的會計工作外包出去,使有限的財務人員投入到決策支持中去。
  3、 財務外包的優點和不足
  3.1 財務外包的優點
  3.1.1 降低企業資本性支出和費用成本
  據IBM的全球財務總監(CFO)調查顯示:信息化、外包和共享服務是現代企業三種最有效削減成本的途徑。
  隨著現代財務管理的規范化和電算化的發展,企業必須購買相應的財務軟硬件設備,而這些設備設施的購買成本非常昂貴。財務外包后,首先,企業不需要為完成一些財務職能而購建相應的軟硬件設備,這樣可以減少一次性資本支出,節省軟件調試費用。
  其次,財務外包使企業避免系統運行所需的日常維護成本和系統的升級成本,不會被財務軟件和硬件系統的日常維護工作困擾,從而真正將資源投放在提高企業管理水平及發展企業自身的核心競爭力上來。而且,財務外包可根據實際使用外包服務的情況逐期發生運營費用,均衡了企業的運營費用。
  財務外包將企業業務繁雜、價值含量小的環節或者企業并不擅長的環節進行外包,可以削減開支,而且能通過外包商獲得的規模效應從而享受極低的外包成本。BP(英國石油)公司可以說是最早從財務管理外包中受惠的公司之一。早在10 年前,BP公司就將北海鉆油工程項目的會計業務轉包給著名的咨詢公司埃森哲,并在埃森哲的幫助下實現了成本減半。而飛利浦電子集團公司的財務外包案例也同樣鼓舞人心,他們通過外包財務活動降低成本,并通過提供更好的業務評估使策略計劃更加有效。這樣通過理順財務流程,使財務報告更加靈活,更加適用于決策者。其結果是公司的銷售額逐年上升,但是公司的員工人數卻在1993年和1996年兩次下降。
  最后,財務外包降低了人工成本。企業財務外包避免了維護財務管理應用系統雇傭的IT人員和從事外包環節的財務人員的成本,尤其是IT人員,其成本往往高于企業整體人員的成本水平。不僅如此,財務外包還可以減少大量的附加成本,包括休假、福利、加班費等。從國外企業外包的實踐來看,外包能夠大幅降低企業成本。如新加坡航空公司把財務部門的部分財會工作外包給其他公司后,裁退了財務部門和計算機部門的80名員工,財務人工成本節省了約兩成。
  3.1.2 改善企業管理質量,提高工作合規性,增強財務透明度
  如果讓大家都做自己所擅長的事情,那么利益將是最大化的,這一經濟學原理是對財務外包提高企業管理能力最好的說明。財務中的某些流程外包,必然會給管理者節省一些時間,他們可以利用這些時間去關注企業的主營業務,提高管理質量。而且,財務外包打破了財務管理的空間、時間界限,實現財務工作的在線辦公,大大提高了工作效率,準確及時的財務信息可以使企業決策更加科學,更為迅速地應對市場的變化。
  從我國企業赴海外上市開始,財務信息的問題就遭到了海外投資者和監管者的強烈質疑,這已經嚴重阻礙了中國企業在國際資本市場的融資,影響企業跨國經營戰略的實現。財務信息的可靠性和透明度已成為信息使用者最關注的焦點。實施財務外包有利于解決這一焦點問題,使財務信息更加規范和透明。一方面,服務商專業人員的執業水平和服務商的專業管理能力使會計信息虛假的概率降到最低,從而保證提供的財務信息質量;服務商是作為第三方獨立存在的,由它們操作的財務信息應該更具客觀性和可信度,而且服務商一般在業界具有較高的聲譽,上市公司通過財務外包產生的信息,監管機構和海外投資者更能認可,能夠為企業贏得更好的市場形象。另一方面‚隨著國內信用體系的建設和完善‚以及服務商對客戶的需求‚服務商泄漏信息的風險也不會高于企業自行處理財務業務泄漏信息的風險。
  3.1.3 突出主營業務,接觸新管理理念的便捷途徑
  財務外包屬于一種商業手段,目標是要實現內外部最優資源的整合,提升企業競爭力。隨著市場經濟的發展,在追求價值最大化的驅動下,企業間的競爭也日益增強,促使企業努力提高各方面的比較優勢,以便在競爭中獲勝。作為一個企業,資金、人員等方面的資源具有一定的限制,提高管理不可能面面俱到,主輔不分。這就使企業不得不將有限的精力專注于自己的核心領域,集中發展和管理核心部門,突出主營業務優勢,占據更大的市場份額。財務外包一方面可以突出企業的主業,另一方面可以借用外部機構的專業優勢來實現和挖掘外包流程的增值潛力。
  財務外包服務商的性質和使命決定了它一般是市場上同類業務的領先者,具有先進的管理理念和技術手段。財務外包不僅使企業獲得高質量的服務效果,而且可以使企業的相關人員接觸該行業的先進財務管理方法,這對企業人員是一種最直接的培訓和技術轉移。而且外包服務商還可以給企業提供先進的技術幫助,幫助企業改善管理水平。如工資發放業務,美國的普華永道事務所就會給公司提供比較深入的計劃,在不影響員工士氣的情況下,安排福利的標準、人員的調撥以及幫助員工迅速適應當地環境等。通過他們的服務,企業借鑒并采用了一些先進的管理方式,受益匪淺。
  3.1.4 更好地管理人力資源
  財務外包不僅能夠降低成本,而且有利于人事管理。由于財務部門的特殊性,許多崗位不能兼職,只能分設,如出納不能兼會計檔案管理工作等;財務部門為了防范風險,還需定期進行崗位輪換或強制休假;財務軟件運行和維護也需要一定數量的IT人員。因此,一般企業的財務部門人員較多。人員越多,人際關系越復雜,越不利于人事管理。外包后,不僅可以減少大量的相關業務人員;而且也避免了由于員工的工作情緒、傷病事假而引起的人員更換帶來的工作不連貫,消除了人事經理甚至總經理為管理這些人員花費的時間和精力,他們可以利用這些時間更好地協調、管理現有的人力資源管理工作。
  實踐證明,外包在以下六個關鍵領域為企業帶來顯著的財務優勢:規模經濟、過程經濟、財務報表、現金流、IT效率提高和成本節省、分擔風險與分享成果。外包愈來愈成為企業控制成本費用,提高財務管理成效最為顯著的一種管理體系。
  3.2 財務外包的不足
  在2000 年,用友公司曾經成立偉庫網絡技術公司,希望通過互聯網的方式向中小用戶提供財務軟件服務,用戶不需要擁有自己的財務軟件和軟、硬件基礎設施,只要登錄到偉庫的網絡,進入自己的賬戶,輸入財務單據,就可以在網上記賬、出報表。但事實證明,沒有企業愿意把自己的財務外包出去。這主要是因為目前我國,企業實施財務外包還有許多的不足之處。
  財務外包的不足可以從兩個角度來看,一個是從企業的角度,另一個是從服務機構的角度。
  3.2.1 從企業的角度看財務外包的不足
  (1)排斥財務外包
  由于中國傳統思想的影響,許多企業認為財務是企業的重要部門,是企業的機密。如果外包出去,很可能會使財務信息泄露出去,從而對企業造成嚴重影響。因此,中國企業對財務外包有一種排斥心理,有些企業雖有心嘗試,但出于種種考慮,遲遲未付諸于行動。
  (2)不能有效配合
  有些企業將財務部分外包出去,但當專業機構來了解企業情況時,企業卻因重重顧慮將重要信息隱瞞,導致專業機構不能很好地發揮自己的職能,提供高質量的服務,甚至使兩者之間的合作難以繼續。如果企業因為自身或對方的原因而更換服務機構,導致服務中斷,不但不能獲得高質量的服務,降低成本,反而會因服務機構的重新選擇而使業務處理滯后,增加成本,這是企業最不愿看到的結果。
  (3)缺乏靈活性
  主要表現在溝通不暢和時效性差兩個方面。外包商介于企業和與企業有業務往來的其他企業或金融機構之間,是雙方溝通的橋梁。傳遞信息的環節與次數越多,越會影響到信息的真實性和可靠性,進而影響企業財務工作的展開。不少企業以為“一包了事”,對財務管理工作不聞不問。結果,提高財務管理水平的目的不僅沒有達到,還由于缺乏和外包商的溝通而使財務管理工作陷入混亂。另外,實行財務外包的外部專業機構的人員都是隔一段時間才去企業一次,為企業進行相應的服務,通常是一定時期給企業反饋一次財務信息和意見,這和企業自己的財務人員一天反饋一次財務信息相比,當然就顯得比較緩慢。
  (4)喪失掌握專業技能的機會
  從根本上講,企業財務管理是企業專業化知識和技能的集合,它對企業的作用在于用動態的整合資金和資源的能力提供與企業環境變化相適應的管理策略和應變能力。許多對外包策略持批評態度的學者和企業家認為,目前許多企業的外包實踐很可能只獲得了短期的競爭優勢,而喪失了掌握專業技能和積極開展創新以構建未來核心能力的機會。有的企業由于起點低、實力弱,在財務管理理念和手段上還處于相對落后的狀態,這制約了其發展。如果將部分財務管理活動外包給外部服務商,雖然在一定程度上能夠獲得專業化、低成本等競爭優勢,但同時喪失了提高企業自身財務管理能力的機會。核心管理能力的缺乏必然不利于企業的長遠發展。
  3.2.2 從服務機構的角度看財務外包的不足
  (1)服務機構不健全
  我國財務外包市場起步較晚,雖然有了一定的發展,但在發展中仍然存在一些不足。財務外包市場專業服務機構不健全,有些機構人員專業知識不過硬,缺乏工作經驗;也有些人員思想道德修養匱乏,不能為企業很好的保守秘密,為了個人利益,損害企業利益。這是很多企業不愿將財務外包的原因。
  (2)收費沒有統一標準
  財務外包是一個新興行業,國家沒有對此項業務的收費作統一規定,因此怎樣收費完全是雙方博弈的結果。很難說這項業務收費是否合理以及對企業有利或是對服務機構有利。隨著財務外包的發展,會有越來越多的專業人士加入到這個行業中來,當專業服務機構數量多到一定程度時,沒有人能保證它不會向審計市場那樣出現惡性競爭,因此應及早制定一套統一的收費標準。
  4、 我國企業實施財務外包的決策方法分析
  財務外包是企業的一項戰略管理決策,決策方法的選擇對于保證決策的正確性至關重要。
  4.1 價值理念分析法
  從一個部門存在的價值判斷是否應該外包。企業的目標就是追求價值的實現并使其最大化,而企業價值的實現對外取決于企業能否滿足顧客價值,對內取決于各個職能部門創造價值的能力。企業資源分為外部資源和內部資源。僅就內部資源而言,主要為組織資源、知識資源和技術資源等。企業內部的各個職能部門不能將其已經存在或者需要存在作為其在企業內部繼續存在的理由。任何部門的設置和運行都會消耗企業資源,與項目投資、產品開發一樣,必須遵循成本效益原則,應該以創造價值為存在標準,不具有相對優勢的部門則可以外包。
  根據比較優勢理論,在企業運作中,可以將那些處于絕對劣勢的業務外包出去,將人力、物力、財力轉向他們最擅長的工作,從而坐享外包收益。
  為了體現某一部門的成本效益,本文用部門價值、部門收入、部門費用、外包成本等指標進行粗略的比較分析。
  部門價值= 部門收入- 部門費用。部門收入= 部門所創造的收入(或形成的成本節約) 。部門費用= 部門所耗費用或資源的機會成本。
  外包成本:a 當部門費用≥部門收入時,該部門沒有創造價值,如果條件許可,可以考慮將其外包給專業服務機構; b 當外包成本< 部門費用< 部門收入時,該部門雖然創造了價值,但不具有相對優勢,將其外包可以使企業獲得更大的價值;c當外包成本> 部門費用時,該部門才有存在的合理性與必要性。由此可見,外包成本< 部門費用是進行外包的條件。
  另外值得注意的是,不要因為對于一個組織整體(包括財務部門)來說正在創造價值就等于其一切活動都在創造價值。在虧損或者不能形成價值增值的企業中,分析各個部門的增值狀況,挖掘部門增值潛力是相對容易的。但在盈利或者能使股東價值持續增值的企業中,這一重要工作卻常常被忽略掉。事實上,在許多的這類企業中,某些職能部門創造了價值,而另一些部門卻在毀損價值。因此,即使在盈利或者是持續增值的企業中,盡可能減少無效的或不增值的職能部門,并不斷挖掘各個職能部門的增值潛力也是非常必要的。
  4.2 成本效益分析法
  上述分析表明:不能創造價值的部門就沒有存在的理由,不具有相對優勢的部門則可以外包。那么怎樣確定財務部門外包的程度,還需要對其進行成本效益分析。
  企業實現利潤最大化目標的途徑有二:一是追求收入的最大化;二是追求成本的最小化。財務部門本身并不創造價值,因此追求成本的最小化就是成本效益分析法的判斷標準。
  按財務外包的程度不同可分為自行財務管理、部分外包和全部外包三種。對這三種方案可能發生的各種成本進行比較分析,才能得出正確的決策。在分析時要注意將所有的相關成本,不論是直接或間接、近期或預期的變動,均要包括在有關成本中。為了簡化起見,本文將財務相關成本主要分成三部分:投資成本、外包風險成本、日常服務運行成本。三種成本的相互關系,如圖2 所示。
  總成本C
  外包風險成本C2
  投資成本C1
  日常服務運行成本C3
  自行財務管理 部分外包 全部外包
  外包程度
  圖2 成本效益分析
  C1 表示投資成本, 它是一條向下的曲線即隨著外包程度的增加,它的投資成本會降低,因為通過外包,企業可以節省大筆硬件設備和軟件調試投資成本以及組建財務機構、雇用財務人員等各種成本;
  C2 是一條外包風險成本曲線, 它是一條向上傾斜的曲線,當企業自行財務管理時,外包風險主要是信息丟失風險,這可以通過備份等各種措施避免, 隨著外包程度的增加, 其風險成本將會增加, 特別是當將財務中核心部分外包時, 其保密成本及建議合理性成本等會大幅度上升。
  C3 是日常服務運行成本,一般來說,外包時支付給服務商的日常服務費會比不外包時的各種日常費用(維護費、管理費等)要稍高一些; C 表示以上三種成本的總和,企業應該選用總成本曲線C 達到最低點時的外包程度來進行外包。
  不難發現,圖2 與經濟學中經典的成本曲線圖驚人的相似,由相關數學知識可以證明總成本曲線的最低點總是在x軸的中部附近達到。也即財務部門的總成本在實施部分外包的情況下最低。這說明,在成本效益的判斷標準下, 部分外包是財務部門降低成本,提高效益的有效途徑。
  另外,對于企業來說,財務是一個很敏感的業務,一下子將企業全部財務外包可能難于接受。當然不同的企業在不同時期面臨的成本曲線、曲線的斜率均有不同,企業應該從企業實際出發,充分考慮當前企業規模、分布、業務需要以及企業的長期發展目標等綜合因素,確定各種成本趨向,以做出合理的決策。
  5 我國企業實施財務外包的對策
  5.1 更新觀念,正確認識財務外包
  財務外包是企業解決自身財務問題的捷徑,但是它并不能讓企業所有的財務問題都得到解決。事實上,財務外包只能減輕企業的一部分工作量,而不是全部。管理人員要擺脫那種認為業務外包意味著某項工作不重要,把財務外包看作是“問題外包”,放棄責任的看法,應該認識到財務外包是一種充分利用外部資源、發展企業核心業務的重要手段。要使財務外包行之有效,企業要善于利用外面的特殊人才和能力,這是最能產生價值的因素。
  因此,必須從戰略的角度看待財務外包,將企業資源集中在效率高、效益好、柔性強、有發展前途的財務業務中;最大限度的利用外包商在專業技能上的長處。同時還要注意自身財務人員的培養。企業將簡單的財務業務外包出去,目的就是將自己有限的財務人員用于財務分析及戰略的制定上來,所以財務外包之后,對財務人員的培養仍然必不可少。只有這樣才能從根本上提高本企業的財務管理水平,更好地為企業決策服務。
  5.2 合理確定財務外包的邊界
  確定財務外包的邊界就是確定哪些業務可以外包,哪些業務必須自己來做。任何一個企業不論規模大小、實力強弱,都擁有其核心技術和優勢資源。任何產品和服務的生產都牽涉到一系列的活動,核心職能業務需要其他非核心業務的支持。如果擬外包的職能對其核心競爭能力、核心控制力起著舉足輕重的作用,構成長期戰略的一部分,就不宜為了短期目標實施外包策略。也就是說,決定是否外包的時候,不能過分強調短期效益。
  因此,企業在實施財務外包策略時,要充分考慮其自身的財務管理能力和可能涉及到的商業機密及潛在的風險,合理確定財務外包邊界,權衡利弊輕重,將財務中的弱勢資源外包出去,同時保證外包策略的實施不會損害其它部門的利益或影響企業的戰略規劃。
  5.3 選擇合適的外包商
  由于外包會導致對外部供應商或服務提供商某種程度上的依賴,并考慮到高昂的轉移成本和財務信息泄漏的風險,因此,確定好將要外包的部門或職能后,最重要的就是選擇合適的合作伙伴。選擇合作伙伴時,最應考慮的問題就是戰略伙伴的業務能力、發展戰略與經營理念,因為雙方不是簡單的買賣關系,而是一個利益共同體。企業應對外包商進行充分評估,選擇那些真正與企業的業務有一定關聯,并有足夠的能力且愿意解決本企業困難的外包商作為長期外包合作伙伴。
  企業在選擇外包服務提供公司時應客觀考慮以下幾個因素:首先,質量承諾能否滿足企業預期要求、是否有能力解決企業的問題等是挑選外包商的首要因素。其次,價格是企業應考慮的另一個因素。企業進行財務外包的一個重要原因是降低成本,在選擇外包商時,當其他條件相差無幾時應該選擇要價最低的外包商。再次,外包服務的專業程度,服務過的企業越多,財務管理時間越長,財務管理經驗越豐富,市場地位及市場成熟度越高的外包商越值得信賴。
  5.4 簽訂詳細的合約
  目前中國的信譽體系還是比較脆弱,只能靠制度來培育信用,財務外包的最大目的是降低成本、遵從法規、行業整合、降低環境復雜性和接觸新技術和管理門戶。如果受信用危機的打擊,公司的成本必然加大,外包就沒有任何意義。所以企業在實施財務外包之前,要制定好詳細的合約。與外包商簽定的合約中不僅要包括外包的具體業務、價格、期限、雙方的責任和義務等問題,還要根據財務外包的特殊性,就某些特殊問題進行詳細說明。
  首先,企業與外包商必須在合約中明確財務的收益分配和風險承擔原則。即選擇合適的外包方式,通過與外包商進行充分協商,在外包商的獨立程度與企業的控制能力之間建立有利于雙方的制衡機制,明確收益分配標準和責任歸屬,權利與義務,使風險和收益得到理想的平衡。其次,由于財務部門涉及眾多的商業機密,所以簽訂合約時必須在充分了解提供外包的公司為保守商業秘密而采取的措施、處理相關業務人員的職業道德和外包公司內部制定的防范制度的基礎上,就財務信息的保密措施簽訂詳細的條款。既要提高效率,又要避免商業秘密的泄漏是財務外包決策的原則。同時還要注意外包的應只是公司財務中相對基礎的部分和薄弱的管理部分。最后,合約中應當考慮可能發生的變化并商定一個處理這些變化的程序。這樣才能保證財務外包的健康進行。
  5.5 利用IT技術實現財務外包的對接
  對于國內大多數實施財務外包的企業來說,由于企業與外包商之間的財務信息和單證傳遞的頻率較低(基本上一個月兩三次),所以多用人工或信件傳遞的方式。但在路途遙遠、信息傳遞量大而頻繁的情況下,人工傳遞就顯得效率低下。因此,在信息技術快速普及和廣泛應用的今天,企業實行財務外包策略,必須以網絡信息技術為依托。在網絡環境下,企業要保證財務外包策略的有效實施,除了更新經營管理理念,使之與時俱進外,還必須更新和升級配套的硬件設備,完善企業內聯網,并充分利用企業外聯網、國際互聯網等信息高速流通渠道。同時,還要提高企業內部財務人員處理信息的技術能力和水平,利用網絡平臺和信息技術,對財務外包實行全天候監控,并做出及時反應。真正實現企業同外包商的對接。
  5.6 避免對外包商的過分依賴
  企業通過財務外包的方法來擺脫財務管理失控的局面,獲得較高品質的專業服務,可以說已經得到了廣泛的認可。但是,企業很可能會因為長期依賴外部條件,形成永久性弱視,從而喪失自身財務在計劃制定和決策支持方面的能力。隨著企業的發展壯大,業務達到一定量,企業要有意識地擺脫對財務外包的過分依賴,在外部咨詢力量的幫助下,建立健全自己的財務組織和財務流程,否則將難以適應物流、應收賬款和現金流管理日益增長的壓力。只有這樣才能讓財務外包真正成為公司進一步發展的戰略資源。
  結 論
  綜上所述,財務外包實際上是社會財務職能分工信息化、專業化、社會化的體現,代表了企業戰略管理模式發展的必然趨勢。目前國內市場已為財務外包提供了必要的發展條件,而且隨著市場環境和管理者素質的提高,中國企業將會越來越認識到財務外包給經營管理帶來的利益,財務外包必將在國內迎來發展的春天。

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